ІНСТИТУЦІЙНІ ПОЛІТИКИ З ЕТИКИ, ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ТА ВІДПОВІДАЛЬНОГО ПРОВЕДЕННЯ ДОСЛІДЖЕНЬ

  1. Політика етики, доброчесності та відповідального проведення досліджень ГО «Українська сучасна цифрова наука»
  2. Політика щодо проведення досліджень за участю вразливих учасників ГО «Українська сучасна цифрова наука»
  3. Політика захисту персональних даних та конфіденційності ГО «Українська сучасна цифрова наука»

ПОЛІТИКА ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ТА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

ГО «УКРАЇНСЬКА СУЧАСНА ЦИФРОВА НАУКА»

Версія: 1.0
Дата набрання чинності: 25 серпня 2026 р.
Контакт з питань захисту персональних даних: privacy@umdigital.science

1. Загальні положення

Ця Політика визначає принципи та правила обробки персональних даних Громадською організацією «Українська сучасна цифрова наука» (далі — UMDS, Організація).

Політика поширюється на обробку персональних даних у межах:

  • роботи офіційного вебсайту UMDS;
  • наукової, дослідницької, аналітичної, освітньої та просвітницької діяльності;
  • міжнародних і національних проєктів та грантових програм;
  • конференцій, тренінгів, семінарів, круглих столів та інших заходів;
  • опитувань, анкетувань, інтерв’ю та фокус-груп;
  • взаємодії з членами Організації, експертами, дослідниками, партнерами, авторами та іншими заінтересованими сторонами;
  • інформаційної та комунікаційної діяльності UMDS.

Політика застосовується з урахуванням діяльності UMDS в Україні, взаємодії з особами та організаціями в EU/EEA, а також участі у міжнародних проєктах.

2. Інформація про Організацію

Громадська організація «Українська сучасна цифрова наука»
COMMUNITY ORGANIZATION “UKRAINIAN MODERN DIGITAL SCIENCE”

Ідентифікаційний код юридичної особи: 44851106
Місцезнаходження: Київ, Україна
Веб-сайт: https://umdigital.science
Загальний контакт: hello@umdigital.science
З питань захисту персональних даних: privacy@umdigital.science

У випадках, коли UMDS самостійно визначає цілі та засоби обробки персональних даних, Організація виступає контролером персональних даних.

У межах окремих міжнародних або дослідницьких проєктів UMDS може виступати контролером, спільним контролером або процесором залежно від фактичного розподілу ролей між партнерами.

3. Правова основа

UMDS обробляє персональні дані відповідно до:

  • законодавства України про захист персональних даних;
  • Регламенту (ЄС) 2016/679 — General Data Protection Regulation (GDPR) у випадках, коли він застосовується;
  • умов міжнародних, грантових та дослідницьких проєктів;
  • інших застосовних вимог законодавства.

Організація також враховує актуальні рекомендації European Data Protection Board та інших компетентних органів.

4. Принципи захисту персональних даних

UMDS дотримується принципів:

  • законності, добросовісності та прозорості;
  • обмеження обробки визначеними цілями;
  • мінімізації даних;
  • точності;
  • обмеження строків зберігання;
  • цілісності та конфіденційності;
  • відповідальності за дотримання вимог захисту персональних даних.

UMDS прагне застосовувати принципи захист даних за проектом та захист даних за замовчуванням.

5. Чиї персональні дані ми можемо обробляти

UMDS може обробляти персональні дані:

  • членів Організації та її органів управління;
  • адміністративного персоналу;
  • експертів, дослідників та членів проєктних команд;
  • учасників досліджень, опитувань, інтерв’ю та фокус-груп;
  • учасників заходів;
  • авторів публікацій;
  • представників партнерських організацій, університетів, державних та міжнародних установ;
  • осіб, які звертаються до UMDS через веб-сайт або електронну пошту;
  • інших осіб, які взаємодіють з Організацією.

UMDS не проводить дослідження за участю дітей.

6. Які персональні дані ми можемо обробляти

Залежно від мети діяльності UMDS може обробляти:

  • ім’я та прізвище;
  • електронну адресу та номер телефону;
  • назву організації, посаду, професійну або академічну належність;
  • професійні та біографічні відомості;
  • матеріали анкет, опитувань, інтерв’ю та фокус-груп;
  • відповіді на дослідницькі запитання;
  • інформацію про фінансову поведінку;
  • інформацію, що використовується у дослідженнях шахрайства, фінансових злочинів, кіберзлочинності, AML/CFT, цифрових активів та суміжних питань;
  • фотографії, аудіо- та відеозаписи.

В окремих дослідницьких проєктах можуть оброблятися спеціальні категорії персональних даних у розумінні статті 9 GDPR. Така обробка здійснюється лише тоді, коли вона є необхідною, має належну правову підставу та супроводжується відповідними гарантіями захисту.

7. Цілі та правові підстави обробки

UMDS може обробляти персональні дані для:

  • здійснення статутної діяльності;
  • реалізації наукових, дослідницьких та аналітичних проєктів;
  • організації заходів;
  • комунікації з учасниками, експертами та партнерами;
  • відповіді на звернення;
  • підготовки та поширення наукових, аналітичних та інформаційних матеріалів;
  • виконання договірних, грантових та законодавчих вимог;
  • забезпечення безпеки та захисту законних інтересів Організації.

Залежно від конкретної мети правовою підставою можуть бути:

  • згода;
  • виконання договору або дії до його укладення;
  • виконання юридичного обов’язку;
  • законний інтерес UMDS або третьої сторони;
  • інша підстава, передбачена застосовним законодавством.

UMDS визначає правову підставу окремо для кожної відповідної діяльності.

8. Згода

Коли обробка ґрунтується на згоді, така згода повинна бути добровільною, конкретною, поінформованою та однозначною.

Суб’єкт персональних даних може відкликати згоду в будь-який час. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до її відкликання.

Якщо обробляються спеціальні категорії персональних даних і правовою умовою є згода, UMDS отримує явну згоду відповідно до вимог GDPR.

9. Персональні дані у дослідженнях

До початку збору персональних даних у межах дослідницького проєкту UMDS визначає:

  • мету дослідження;
  • необхідний обсяг даних;
  • правову підставу;
  • ролі партнерів щодо обробки;
  • строк або критерії зберігання;
  • порядок доступу до даних;
  • необхідні заходи конфіденційності та безпеки.

За можливості дослідницькі дані анонімізуються або псевдонімізуються.

Якщо запланована обробка може створювати високий ризик для прав і свобод фізичних осіб, UMDS оцінює необхідність проведення Data Protection Impact Assessment (DPIA).

Особливі вимоги до роботи з вразливими учасниками досліджень регулюються окремою політикою UMDS.

10. Веб-сайт та форма зворотного зв’язку

Через веб-сайт UMDS користувач може звернутися до Організації за допомогою форми зворотного зв’язку.

Через форму можуть збиратися:

  • контактне ім’я;
  • номер телефону;
  • електронна адреса;
  • текст звернення.

Ці дані використовуються для отримання, розгляду та надання відповіді на звернення.

UMDS рекомендує не включати до тексту звернення спеціальні категорії персональних даних або іншу конфіденційну інформацію, якщо це не є необхідним.

11. Cookies та технології відстеження

Станом на дату затвердження цієї Політики UMDS не використовує на веб-сайті Google Analytics, Meta/Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag або інші відомі Організації інструменти маркетингового чи поведінкового відстеження.

UMDS не використовує необов’язкові аналітичні або маркетингові cookies, які потребують попередньої згоди користувача.

Веб-сайт може використовувати технічно необхідні технології, необхідні для його роботи та безпеки.

У разі впровадження необов’язкових cookies або аналогічних технологій UMDS оновить цю інформацію та, якщо це необхідно, забезпечить механізм отримання та відкликання згоди.

12. Соціальні мережі та зовнішні ресурси

Веб-сайт UMDS містить посилання на офіційні сторінки Організації у Facebook та LinkedIn.

Після переходу користувача на зовнішню платформу обробка персональних даних здійснюється також відповідно до політик відповідної платформи.

UMDS не контролює незалежну обробку персональних даних зовнішніми платформами.

13. Фото-, аудіо- та відеоматеріали

UMDS може фотографувати та здійснювати відеозапис конференцій, тренінгів, круглих столів та інших заходів, а також отримувати такі матеріали від партнерів.

Матеріали можуть використовуватися для:

  • документування діяльності;
  • звітування за проєктами;
  • наукової та освітньої діяльності;
  • інформаційного висвітлення заходів.

Правова підстава визначається залежно від характеру заходу та способу використання матеріалів.

Запис інтерв’ю, фокус-груп та інших дослідницьких сесій здійснюється лише після належного інформування учасників та за наявності відповідної правової підстави.

14. Публікація професійної інформації

UMDS може публікувати на своєму веб-сайті та офіційних інформаційних ресурсах:

  • ім’я та прізвище;
  • посаду;
  • професійну або інституційну належність;
  • авторство;
  • професійну біографічну інформацію;
  • фотографію.

Обсяг оприлюднених персональних даних має відповідати меті публікації та принципу мінімізації даних.

15. Передача персональних даних

У межах законної діяльності персональні дані можуть передаватися або бути доступними:

  • уповноваженим представникам UMDS;
  • членам дослідницьких та проєктних команд;
  • партнерам консорціумів;
  • університетам та науковим установам;
  • організаторам спільних заходів;
  • Європейській Комісії, виконавчим агентствам та іншим органам ЄС, якщо це передбачено проєктом або грантовою угодою;
  • постачальникам технологічних, хостингових або комунікаційних послуг;
  • компетентним державним органам, якщо цього вимагає закон.

Дані передаються лише в обсязі, необхідному для відповідної законної мети.

16. Міжнародна передача даних

У зв’язку з міжнародною діяльністю UMDS персональні дані можуть передаватися до інших держав.

Коли до відповідної передачі застосовується GDPR, передача персональних даних з EU/EEA до третьої країни здійснюється відповідно до Глави V GDPR.

Залежно від обставин можуть застосовуватися:

  • рішення Європейської Комісії про належний рівень захисту;
  • стандартні договірні положення;
  • інші механізми та гарантії, передбачені GDPR.
17. Строки зберігання

UMDS зберігає персональні дані не довше, ніж це необхідно для мети їх обробки, якщо більш тривалий строк не передбачений законодавством, грантовими або договірними вимогами.

При визначенні строків враховуються:

  • мета обробки;
  • характер даних;
  • вимоги законодавства;
  • умови грантових та договірних зобов’язань;
  • вимоги наукової доброчесності;
  • ризики для прав і свобод фізичних осіб.

Після завершення необхідного строку персональні дані видаляються, безпечно знищуються або анонімізуються, якщо відсутня законна підстава для подальшого зберігання.

18. Безпека персональних даних

UMDS застосовує організаційні та технічні заходи для захисту персональних даних від:

  • несанкціонованого доступу;
  • втрати;
  • незаконного використання;
  • зміни;
  • розкриття;
  • знищення.

Доступ до персональних даних надається лише особам, яким він необхідний для виконання відповідних функцій.

У разі порушення безпеки персональних даних UMDS вживає необхідних заходів для припинення порушення, мінімізації його наслідків та виконання вимог щодо повідомлення компетентних органів і суб’єктів даних, якщо це передбачено застосовним законодавством.

19. Права суб’єктів персональних даних

Якщо GDPR застосовується до відповідної обробки, особа, залежно від обставин, має право:

  • отримати інформацію про обробку своїх персональних даних;
  • отримати доступ до них;
  • вимагати виправлення;
  • вимагати видалення;
  • вимагати обмеження обробки;
  • заперечити проти обробки;
  • скористатися правом на перенесення даних у передбачених GDPR випадках;
  • відкликати згоду;
  • подати скаргу до компетентного наглядового органу.

Права можуть підлягати обмеженням у випадках, передбачених застосовним законодавством.

20. Як реалізувати свої права

Для отримання інформації або реалізації прав щодо персональних даних необхідно звернутися до:

privacy@umdigital.science

UMDS може попросити надати інформацію, необхідну для підтвердження особи заявника.

Звернення розглядаються у строки, встановлені застосовним законодавством.

21. Відповідальність за захист персональних даних

Загальну відповідальність за організацію виконання цієї Політики несе Голова UMDS.

Окремого Data Protection Officer (DPO) станом на дату затвердження Політики не призначено.

Для всіх звернень з питань захисту персональних даних використовується:

privacy@umdigital.science

UMDS періодично оцінює необхідність призначення DPO відповідно до характеру та масштабу своєї діяльності і вимог застосовного законодавства.

22. Оновлення Політики

UMDS може переглядати цю Політику у зв’язку зі змінами законодавства, діяльності Організації, технологій або способів обробки персональних даних.

Актуальна версія Політики публікується на офіційному веб-сайті UMDS.

23. Контактна інформація

Громадська організація «Українська сучасна цифрова наука»
COMMUNITY ORGANIZATION “UKRAINIAN MODERN DIGITAL SCIENCE”

Ідентифікаційний код: 44851106
Київ, Україна

Загальні запити: hello@umdigital.science

Захист даних та конфіденційність: privacy@umdigital.science

Веб-сайт: https://umdigital.science

Затверджено рішенням Загальних Зборів ГО «Українська сучасна цифрова наука» (Протокол № 2 від 25 серпня 2026 р.)